从一些案例中不难看出,CFO与CIO之间缺少“共同的语言”,也就是在企业没有一套自己的信息化标准。
企业需要什么样的信息化,如何进行信息化项目的选型及实施,如何来衡量信息化项目的成功。有了这样的企业标准,CFO与CIO才能走在同一阵线上。所以首先应清楚如下三个方面的问题:
有共同的信息化的标准
企业信息化就是应用先进的计算机网络技术去整合企业现有的生产、经营、设计、制造、管理,及时地为企业的“三层决策”系统(战术层、战略层、决策层)提供准确而有效的数据信息,以便对需求做出迅速的反应,其本质是加强企业的“核心竞争力”。
信息化是企业的必经之路,但各企业存在的问题不一样,对信息化的需求就不一样。集团公司和单体企业的信息化需求就不同,不同的行业对信息化的需求也不同,公司的决策层、中层、技术人员、操作人员对信息化的要求也不一样。
例如,集团公司的战略和管控模式不同,对各下属企业的信息化要求就不同:对于资本控制模式下的企业只要求邮件系统通畅就行;对于战略设计模式下的企业也许只要有一个统一的财务系统就可以;对于战略控制下的企业就需要有统一的财务系统外,可能还需要统一的资金管理系统;对于运营控制模式下的企业就需要有统一的ERP系统,并集中进行财务、供应商、客户、资金、成本等管理。
对于单体企业,就需要依靠信息系统来管理企业的人、财、物。交通行业(地铁、机场)的信息化需求集中于财务管理、资产设备管理、收费管理、工程管理、资源管理;成本领先的制造行业更加关注成本的降低、供应链系统的优化、库存的降低。
对于决策层希望系统及时提供决策信息;中层希望系统提供操作层执行的反馈信息;对于技术人员需要有效的IT工具,如CAD系统;操作人员更希望系统帮助降低劳动强度。对此,企业需要在实施IT项目以前,对自己的管理需求进行梳理(可以借助于咨询公司的IT规划,也可以自己梳理企业内部各个层面的需求),制定出符合自己本企业战略发展的计划,然后分步实施。只有这样CIO和CFO才有了共同的信息化的标准。
选择未来长久的合作伙伴
企业信息化建设对软件的选择不只是选择产品,更重要的是选择未来长久的合作伙伴及该软件能满足企业现在及未来的信息化需求。从这样的高度出发,软件选择,特别是ERP的软件选择可以遵循以下几个步骤:
1.选择信誉卓著、经营绩效良好、经验丰富的公司;
2.选择的产品既能满足企业长期发展成长的需求,又满足未来多样化的需求,质量要稳定,维护要容易;
3.选择的公司拥有广大的客户群,最好有其同行业的案例。从这几点考虑,洋ERP也不见得适合企业,只有适合企业的信息化需求才是最好的。
企业要发展信息化还要坚持正确的步骤和策略,信息化建设遵循的第一个策略,就是目标定位上的策略。其次,管理和信息建设规划要同步做。最后考虑的是企业的应用基础及未来的发展。
在坚持这些策略的同时,个体制造企业也应按照一定的步骤去发展:
第一步是应该抓好基础管理,如果一个企业仓库本身乱七八糟,生产现场也没有定置化管理,说什么通过系统来降低生产成本和库存,那只是笑话。
第二步是企业资源计划(ERP),提高运营效率,进行集成业务处理,从而来降低库存和生产成本。
第三步必须考虑企业信息化项目实施后,管理的螺旋式提高,实现管理+IT>2的目标。
如何来衡量信息化项目的成功
信息化项目如何衡量其成功与否,一直是业内争论很久的话题。信息化项目的关键要素只有三个,即时间、成本、质量。但最重要的项目实施后是否达到了管理目标(是否满足了企业信息化的需求);因此,我们不妨把这些要素落实到信息化项目的成败标准讨论中来。
首先项目的管理目标是否达到(有些需要量化,如库存周转率,成本可比下降率,财务结帐时间,客户满意度;有些需要定性,是否有根据系统得出的质量指标改进的PDCA流程),其次是进度、成本上是否超出计划?项目在质量上有没有满足需求?如果对以上问题的回答是否定的,则基本可以判定项目是失败的。
学会换位思考
除了上面三点CIO与CFO需达成一致外,作为CIO张睿必须学会换位思考,从CFO李刚的角度来考虑问题,即CIO必须掌握CFO的知识结构,在信息对等的情况下考虑如何更好地将IT信息传递给CFO。
1.CIO必须理解企业战略,作为“战略具体化”之一的IT战略的执行者,CIO必须知道IT能为企业带来什么(是否能提高决策效率、增加企业的销售、提高管理水平、增加运作效率、降低成本等)。这些管理的体现,需要哪些“管理+IT”才能达到。
2.CIO必须要懂财务,并且各个层面的财务,包括财务核算、资金管理、投融资管理、预算管理、合并、内部控制、集团财务的管控,只有这样才能搞清楚财务管理需要什么样的信息化。
3.以制造企业为例,CIO必须懂单体企业运营,包括采购、销售、生产、库存,以及这些运营业务与财务的关系及对信息化的要求。
4.财务人员一般是以数据说话,对此CIO必须对自己的决策依据进行量化,而不能是“如果肯在某个技术上再多花点钱,就可以因此获得更好的功能、产品,或者服务”,不然CFO肯定会对信息化的投资回报率产生疑问。以企业购买普通的电脑为例来说明,企业的IT人员一般只是看业务部门的需求就购买,而不是进行量化,建议对电脑申请人员每月因工作需要使用Office软件、邮件、CAD、ERP、网上浏览的时间进行初步估计,如果使用电脑的时间很少,就可以考虑使用公共电脑而不是单独购买,这样对企业来说可以节省硬件、软件费用及维护成本。
5.在企业需要什么样的信息化达成一致后,CIO在了解CFO的知识结构的同时,也要CFO传递一些IT的信息,如“管理决定软件,软件决定硬件,硬件需要维护”这便于CFO批准IT的预算。
CIO的知识结构与CFO保持一致后,多学习体会CFO的决策思路和职责,CIO可以逐步走出自己的职业“天花板”。