近日，全球著名的企业内容管理（ECM）解决方案提供商美国Interwoven公司宣布台湾国泰世华银行已经采用Interwoven WorkSite MP协同式文件管理解决方案，用于执行更有效率的IT项目管理，及内容资产与经验的传承。
一直以来，国泰世华银行信息总管理处因无统一的系统文件集中管理平台，使IT工作交接程序较为繁琐。公司内部有许多大大小小的IT项目同时进行，如何管理复杂项目执行过程中所产生的文件和Email、有效统筹所有项目的进度，以及保存有价值之项目经验，向来是IT部门亟欲解决的一大挑战。
正因为深刻认识到此IT运营的瓶颈，国泰世华银行迫切需要建立一个能够提高项目过程能见度、保存开发过程中的完整纪录的平台，同时也为项目成员提供理想的虚拟工作空间、同步化所有数据，因此决定导入Interwoven WorkSite MP协同式文件管理解决方案。
国泰世华银行需要的是一套能够同时管理「过程」与「文件」的系统，而Interwoven WorkSite MP以完整的文件管理功能为基础，提供了单一的数据撷取入口；并同时整合了协同合作的机制，为团队合作创建了容易使用的平台环境，项目负责人能设定团队成员，并赋予权限，再结合共享行事历、议题追踪、讨论记录及文件数据夹等核心组件，奠定项目协作的最佳基础，加上工作流程管理、商业流程自动化的能力，因此是最适合国泰世华银行信息总管理处的项目管理工具。
这个导入计划，让国泰世华银行信息总管理处落实了「文件管理」、「协同合作」的规划初衷，也奠定了效率化「工作流程」以及扎根「知识管理」的基础。Interwoven WorkSite MP能够以安全及符合成本效益的方式，让员工们共享及发布重要的文档内容。也可让相关人员针对同一份文件去进行互动的协同作业，更让使用者可以去建立项目、并管理细节内容，因此即便是分散各地的团队，都可以透过项目平台来进行协同工作。
在导入Interwoven WorkSite MP后，国泰世华银行大幅度的节省了企业运营成本。首先是储存成本的降低，因为从此之后文件不再散布四处，节省了储存空间。其次，提升了管理效率。所有正确的内容都被统一储存在整合的平台上，避免了项目进行阶段常因为文件版本不一而产生沟通及管理上的困扰。同时，WorkSite MP对于项目历程的完整保存也获得一致的好评。只要落实对使用者的规范，项目的追踪事项、FAQ的汇集等，都能够详实地被记录在系统内，协助高层增加对项目的掌握度，更让公司能够从项目中累积宝贵的经验与知识。
在Interwoven WorkSite MP提供的诸多功能中，信息总管理处特别推荐「虚拟办公室」的概念。MailBox收件箱的设计，让项目经理能够很方便地把项目过程中讨论往返信件存留下来，而讨论区、新闻发布等协作功能，也对形成团队认同和凝聚团队士气很有帮助。另外，利用Interwoven WorkSite MP能够预先建立各种项目模版，更能够帮助项目经理快速进入状况，达到加速项目进度的效果。
Interwoven WorkSite MP在国泰世华银行信息总管理处内部全面导入，目前咽撬有IT人员向负责人进行工作报告及制作项目报告的必备工具。现在这套系统的使用人数约有二百多人，而同时能够管理的项目数量通常在五十至六十个左右，最多时候更接近百个项目。
未来，国泰世华银行信息总管理处将继续深化Interwoven WorkSite MP协同式文件管理解决方案的功能，更希望让它与员工的工作更紧密地结合在一起，成为驱动信息总管理处效率与绩效的最佳推手！
