人名索引是档案馆（室）为利用者查找档案的一种常用检索工具，具有编制简单、查找方便的特点。
2015年，合肥市档案馆为了加强馆藏档案的管理，在借鉴传统人名索引编制方法的基础上，建立了合肥市档案馆人名索引数据库，制定了《人名索引数据库编制方案》，正式开展档案人名索引编制和录入工作。人名索引数据库的编制与录入分为传统方式和简化方式。以卷为单位档案录入结构为序号、索引号、全宗名称、全宗号、目录号、案卷号、文件顺序号、人名、人名序号、保管期限、保管期限代码、文件编号、题名、责任者、年度、成文时间、页号、控制标识、密级等；以件为单位档案录入结构为序号、索引号、全宗名称、全宗号、人名、人名序号、保管期限、保管期限代码、机构（问题）、机构问题代码、文件编号、题名、责任者、年度、成文时间、页号、控制标识、密级等。
在编制人名索引数据库的过程中，遇到的最大困难就是手写体的识别问题。市档案馆工作人员克服识别困难，发扬不怕苦不怕累的工作精神，耐心、细致地做好编制工作，以开展自查、互查、抽查等工作方式，提高人名索引数据库的编制质量。截止到今年6月，共完成12个全宗214218条人名索引的编制与录入工作。这项工作的开展有效提升了档案利用服务速度，得到了广大利用者的好评，取得了良好的社会效益。
